Directeur protocole et coordination des évènementiels F/H

Au carrefour de nombreux enjeux politiques, le.a futur.e directeur.rice du protocole et de la coordination des évènementiels exercera un véritable rôle d’ambassadeur.rice.

En effet, il/elle sera garant.e ,en toutes circonstances, de l’image et des valeurs de Troyes Champagne Métropole.

Concrètement, rattachée au Pôle Culture, Sports et Animation du territoire, la Direction du Protocole et Coordination des Événementiels organise et assure la mise en œuvre des cérémonies et manifestations officielles, des événementiels institutionnels organisés à Troyes et sur l’ensemble du territoire de Troyes Champagne Métropole et contribue à garantir la qualité du service public et le rayonnement de la collectivité.

Les missions principales du poste :

-       Concevoir, structurer et assurer le bon déroulement des manifestations publiques initiées, seule ou en partenariat, dans le respect des règles de préséances définies par le décret du 13 septembre 1989,

-       Coordonner la préparation et la réalisation des cérémonies commémoratives, des manifestations initiées par la collectivité en collaboration avec l'autorité territoriale, le Cabinet, les services municipaux et les Services de l’Etat impliqués dans la mise en œuvre, en amont et sur place,

-       Développer et faciliter les relations publiques avec l'ensemble des partenaires publics et privés, des milieux associatifs (économiques, sportifs, sociaux…) et du monde Anciens-Combattants,

-       Animer et diriger les équipes de la direction du Protocole et du service Fêtes et Cérémonies, en charge des moyens logistiques et matériels, organiser les opérations techniques en lien avec l’équipe technique de l’Espace Argence, dédiée à la mise en œuvre des séquences protocolaires.

-       Proposer et suivre le budget d'activité du secteur, dans le respect du cadrage budgétaire et des orientations fixées au plan d’action municipal et à l’échelle communautaire, être force de proposition sur les actions de mutualisation des ressources,

-       Evaluer les besoins, optimiser les dépenses et les investissements, définir les actions correctives et suivre les outils reporting.

-       Accompagner et suivre les dossiers de subvention des associations du secteur.

Activités spécifiques :

-       Veiller à l’actualisation des fichiers protocolaires et au développement des outils de gestion des invitations,

-       Coordonner la réalisation des cartons d'invitations et les déroulés des cérémonies selon leur nature et enjeu,

-       Proposer des formats et des contenus innovants pour les évènements, faire preuve de créativité et de réactivité,

-       Coordonner la préparation logistique et opérationnelle des événements,

-       Attribuer et gérer l'aménagement des salons de réception,

-       Proposer et conseiller les organisateurs et les partenaires dans la mise en œuvre des événements et les accompagner pour les solutions logistiques,

-       Veiller à la sécurité des manifestations et adapter les moyens mis en œuvre,

-       S'assurer que les événements se déroulent dans le respect des protocoles et des règles en vigueur, de manière efficace et efficiente

-       Organiser les relations protocolaires de l'autorité territoriale lors de l'accueil de délégations ou de personnalités officielles, organiser les placements protocolaires lors des cérémonies et repas officiels,

-       Assurer la gestion administrative et financière de chaque événement, établir un bilan financier et analyser les retombées à la suite des événements.

-       Construire les appels d’offres et les projets liés aux prestations événementielles, coordonner les prestataires dans le respect des budgets

-       Gérer l'offre et la demande de cadeaux de l'Institution,

-       Gérer les outils de relations publiques et de protocole (drapeaux, cavaliers, badges...), garantir le pavoisement réglementaire des bâtiments publics de la collectivité.

Autres missions :

-       Suivre l’activité de l’Espace Argence, lieu évènementiel : impulser et assurer la promotion du site pour développer la commercialisation (congrès, salons, séminaires, tourisme d’affaires…), hiérarchiser les missions liées aux opérations techniques  de mise en œuvre des évènements protocolaires, veiller au pilotage administratif et financier, garantir le cadre et les obligations en matière de droit du travail, appliqué à l’évènementiel.

-       Suivi des Relations Internationales ; préparer les déplacements de l’élue en charge des Relations internationales, assurer le suivi des actions au titre des jumelages, organiser l’accueil des délégations étrangères.

-       Garantir l’accueil physique et téléphonique de la direction, assurer la continuité du service public.